เอกสาร "Delay and Disruption Protocol" ตอนที่4
แผนงาน(Programme)และการเก็บบันทึกข้อมูล (Records)
SCL สนับสนุนให้มีการทำแผนงาน(Programme)และเก็บบันทึกข้อมูล (Records)ในขณะที่การก่อสร้างดำเนินไปอย่างสม่ำเสมอในทุกๆรายละเอียดอย่างเป็นระบบระเบียบให้ง่ายต่อการค้นหาเพื่อประโยชน์ในการใช้เป็นหลักฐานอ้างอิงในการเจรจากันระหว่างคู่สัญญาเมื่อเกิดกรณีเรียกร้องสิทธิที่เกิดจากความล่าช้าและการทำงานได้ไม่ต่อเนื่อง การตกลงกันให้มีงบค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมเพื่อการนี้ในโครงการ(เช่นการจัดหาSoftwareพวกCritical path network programmingและพวกDocument Management Systemมาใช้เหมือนกันทุกฝ่าย)จะคุ้มค่าและช่วยหลีกเลี่ยงการเกิดข้อพิพาทที่ต้องเสียเวลาและค่าใช้จ่ายมากมายและไม่เป็นผลดีกับฝ่ายใดเลย
SCL ได้ให้คำแนะนำแนวทางปฏิบัติที่ดี(Good practice)เกี่ยวกับข้อกำหนดในเรื่องการจัดการเกี่ยวกับแผนงาน(Programme)และเก็บบันทึกข้อมูล (Records)พร้อมหลักการและเหตุผลไว้อย่างละเอียดในเอกสารD&D Protocol ซึ่งผู้เขียนเห็นว่ายังมีผู้รับจ้างไทยอีกมากที่อาจจะยังไม่เข้าใจหลักการและเหตุผลและเห็นความสำคัญของการบันทึกเอกสารหลักฐานอย่างแน่นหนาเหล่านี้อย่างถ่องแท้ โดยเฉพาะแผนงานที่มักคิดว่าเขียนbar chartให้มีส่งๆไปก็เพียงพอแล้วและอาจไม่ได้มีการUpdateอีกเลย อย่างที่มีคำไทยที่ล้อเลียนคำว่าPlanningเป็น"แผนนิ่ง" ซึ่งแท้จริงแล้ว ในทางสากลนั้น แผนงานที่ถูกบันทึกความก้าวหน้าอย่างเป็นขั้นเป็นตอนและมีการส่งรายงานUpdateแผนและทักท้วงกันไปมาระหว่างคู่สัญญาอย่างสม่ำเสมอ สามารถใช้เป็นวัตถุพยานในศาลหากมีการฟ้องร้องกันในภายหลังได้เป็นอย่างดี
การบันทึกและเก็บหลักฐานสำหรับเหตุการณ์ต่างๆต้องทำทุกขั้นตอนของงานทั้งที่สถานที่ก่อสร้างและงานประกอบหรือผลิตนอกสถานที่ก่อสร้าง(on and off-site) ตั้งแต่การแก้ไขแบบหรือคำสั่งเปลี่ยนแปลงต่างๆ การจัดซื้อจัดหาวัสดุอุปกรณ์,ผู้รับจ้างช่วง การอนุมัติต่างๆ การทดสอบต่างๆ ไปจนกระทั่งส่งมอบงาน และยังต้องเก็บรักษาเอกสารเหล่านี้ไว้ อย่างน้อยจนกว่าจะสิ้นสุดระยะเวลารับผิดชอบในความบกพร่อง (Defect Liability Period)และ ไม่มีข้อพิพาทใดๆที่ยังไม่ได้ข้อยุติอีกต่อไป
ประเภทของเอกสารบันทึกข้อมูลต่างๆ
SCL แบ่งประเภทของเอกสารบันทึกข้อมูลต่างๆ ออกเป็น 6 ประเภท ได้แก่
1. แผนงาน (Programme Records)
เริ่มตั้งแต่แผนงานที่ผู้รับจ้างวางไว้ครั้งแรกที่เรียกว่า Proposed baseline programme ซึ่งSCLเสนอให้เรียกว่าAccepted programme เมื่อCAได้อนุมัติแผนงานที่เป็นbaselineนี้แล้ว Accepted programmeนี้ ก็จะถูกนำมาใช้บันทึกความก้าวหน้าลงไปเป็นUpdated programme ณวันที่ตัดยอดผลงาน(data date) เมื่อเกิดความล่าช้าที่เห็นได้จากUpdated programmesฉบับต่างๆในเวลาต่อมา CAก็อาจจะสั่งให้ทำการแก้ไขลำดับขั้นตอนการก่อสร้างจากเดิมที่ตั้งใจไว้(re-sequencing)เนื่องจากความจำเป็นตามสภาพที่เกิดขึ้นหรือเพื่อแก้ไขเร่งรัดตีคืนเวลาเป็นRevised programme รวมทั้งอาจจะมีการแตกรายละเอียดจากแผนใหญ่ลงมาเป็นแผนย่อยเช่นfour week look-ahead programmes เป็นต้น เอกสารบรรยายวิธีการทำงาน(Method statement)และแผนปริมาณคนงาน เครื่องจักรฯลฯพร้อมอัตราการทำงานและผลงาน(planned productivity rates and output)ที่สอดคล้องกัน ก็ถือเป็นแผนที่ต้องแสดงประกอบด้วยว่าผู้รับจ้างตั้งใจจะใช้ขั้นตอนวิธีทำงานอย่างไรและได้เตรียมวางสรรพกำลังในการทำงานวิธีนั้นๆไว้มากน้อยเพียงใด เอกสารเหล่านี้จะช่วยในการวิเคราะห์ความล่าช้าหากมีประเด็นการเรียกร้องขอขยายเวลาและเรียกร้องเงินชดเชยเพิ่มเติมจากความล่าช้าและการทำงานได้ไม่ต่อเนื่องเกิดขึ้น
2.บันทึกความก้าวหน้า (Progress records)
เป็นเอกสารที่ขยายรายละเอียดจากการแสดงความก้าวหน้าในUpdated programmes โดยมีการบันทึกรายละเอียดของเหตุที่ก่อให้เกิดความล่าช้าหรือการทำงานได้ไม่ต่อเนื่อง (Delay or disruption events)และผลกระทบที่เกิดขึ้นกับงานตามแผนเดิม เอกสารนี้จึงควรอ้างอิงรหัสงาน (Activity Code)จากAccepted programme/Updated programmes
3. บันทึกปริมาณคนงาน เครื่องจักร ฯลฯ (Resource records)
เป็นเอกสารบันทึกปริมาณทรัพยากรทั้งหมดที่ใช้ในการดำเนินการก่อสร้าง ไม่ว่าจะเป็น พนักงานในหน่วยงาน คนงาน เครื่องมือ เครื่องจักร วัสดุ และผู้รับจ้างช่วง รวมทั้งบันทึกอัตราการทำงานหรือผลงานจริงที่ทำได้(actual productivity rates and output)เป็นประจำในแต่ละคาบเวลา หากไม่มีการบันทึกนี้ ก็จะเป็นการยากที่ผู้รับจ้างจะพิสูจน์สิทธิเรียกร้องของตนจากเหตุที่ก่อให้เกิดความล่าช้าหรือการทำงานได้ไม่ต่อเนื่อง (Delay or disruption events)
4. บันทึกต้นทุน (Cost records)
เป็นเอกสารทางบัญชีต้นทุนที่ควรบันทึกโดยละเอียดอย่างเป็นระบบที่สามารถเชื่อมโยงกับเหตุที่ก่อให้เกิดความล่าช้าหรือการทำงานได้ไม่ต่อเนื่อง (Delay or disruption events) และสามารถแยกแยะสรุปยอดออกเป็น
4.1 ต้นทุนทางตรง(Direct costs)ได้แก่ แรงงาน เครื่องจักร วัสดุ และ ผู้รับจ้างช่วง และ
4.2 ต้นทุนทางอ้อม(Indirect costs)ได้แก่ ค่าดำเนินการก่อสร้างที่สถานที่ก่อสร้าง(on-site overheadsซึ่งมักจะกำหนดราคาขายไว้ในหมวดpreliminaries)และที่สำนักงานใหญ่(head office overheads)
5.เอกสารโต้ตอบและบันทึกทางธุรการต่างๆ (Correspondence and administration records)
เป็นจดหมาย อีเมล์ คำสั่ง หนังสือนำส่ง หนังสือขออนุมัติ หนังสือถามตอบ ข้อเรียกร้องหรือเอกสารโต้ตอบเป็นลายลักษณ์อักษรใดๆที่สื่อสารกันระหว่าง ผู้รับจ้าง ผู้ว่าจ้าง ผู้ควบคุมงาน (CA) รวมถึงผู้เกี่ยวข้องอื่นๆในโครงการ
6.เอกสารสัญญาและ เอกสารการประมูล (Contract and tender documents)
เอกสารสัญญาเป็นเอกสารสำคัญที่คู่สัญญาทั้งสองฝ่ายจะต้องเก็บรักษาต้นฉบับรวมทั้งเอกสารเพิ่มเติมแก้ไขแนบท้ายสัญญาไว้อย่างถูกต้องตรงกันฝ่ายละหนึ่งฉบับ
สำหรับเอกสารการประมูลและบันทึกข้อความต่างๆขณะเจรจาต่อรองราคากันก่อนลงนามในสัญญาจะรวมไปถึง การจัดเก็บเอกสารจากผู้เข้าประมูลงานทุกราย เอกสารการเปรียบเทียบราคา และการคำนวณค่าเสียหายจากความล่าช้าของโครงการในฝ่ายผู้ว่าจ้าง
ส่วนในฝ่ายผู้รับจ้างก็ควรจะต้องจัดเก็บการคำนวณราคาและการปรับแก้ต่างๆจนกระทั่งสรุปสุดท้ายเป็นราคาที่ยื่นประมูล(tender built-up and amendments to the tender price) รวมทั้งสมมุติฐานต่างๆประกอบการเสนอราคา หากเอกสารการประมูลของผู้รับจ้างถือเป็นส่วนหนึ่งของสัญญาด้วยแล้ว ก็จะเป็นเอกสารที่ใช้เป็นพื้นฐานในการแจกแจงข้อเรียกร้องเกี่ยวกับความล่าช้าและการทำงานได้ไม่ต่อเนื่องที่สำคัญอันหนึ่ง
SCL ได้ให้แจกแจงประเภทของเอกสารและรายละเอียดของเอกสารที่ควรมีการบันทึกจับเก็บในโครงการก่อสร้างเพื่อประโยชน์ในการอ้างอิงเมื่อเกิดเหตุเรียกร้องสิทธิกันขึ้นไว้ใน Appendix B - Records Type and Examples ซึ่งท่านสามารถDownloadเอกสารไปศึกษาได้ตามLinkภายใต้References and Creditsข้างท้ายนี้
ในตอนต่อไปจะหยิบยกบางส่วนอื่นๆของ SCL's D&D Protocol Guidance Part B - Guidance on Core Principles ที่น่าสนใจได้แก่เรื่อง Delay Analysisซึ่งอาจเป็นเรื่องที่บ้านเราอาจไม่คุ้นเคยกันมาขยายความ หากสนใจ โปรดติดตาม.....
No comments:
Post a Comment